Gestion intelligente de l’information

Entrez dans la digitalisation avec M-Files, solution de gestion de l’information intelligente, qui va organiser votre système d’information et vos processus métier.

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NOTE DE FRAIS

Gestion des notes de frais dématérialisées depuis le mobile.

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FACTURES

Processus de gestion des factures automatisé et dématérialisé.

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GED

Accédez à votre espace documentaire via moteur de recherche indexé.

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WORKFLOWS

Tâches, automatisation, e-signature, notifications, workflows.

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Recherchez des informations en fonction de leur nature et non pas de leur emplacement

M-Files est plus qu’un référentiel de contenu. En plus de stocker vos contenus, notre solution vous permet d’accéder aux informations de tous vos systèmes et référentiels connectés. Plus besoin de savoir où a été enregistré le document que vous recherchez : pour le trouver, il vous suffit de connaître son contenu.

M-Files s’assure également que vous disposez toujours de la dernière version la plus à jour. Les différentes versions sont automatiquement enregistrées et tout le monde peut accéder à la dernière version approuvée.

Cette fonctionnalité repose sur l’intelligence artificielle de M-Files Intelligent Metadata Layeret les connecteurs permettant d’accéder aux systèmes et référentiels externes, tels que les dossiers réseau, SharePoint, OneDrive Entreprise, etc.

Utilisez M-Files avec l’appareil de votre choix

62 % des employés considèrent qu’il est difficile de trouver les informations dont ils ont besoin sur un appareil mobile. M-Files propose une expérience utilisateur unifiée, indépendamment de l’appareil ou de la plateforme que vous utilisez.

Vous pouvez accéder aux fichiers des dossiers réseau, partout et à tout moment, en ligne et hors ligne, y compris à partir d’un terminal mobile. Cette approche vous permet de maximiser la productivité et de renforcer la satisfaction des employés avec une solution agile, qui facilite le travail mobile.

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CAS D’USAGES.

Les documents sont le moteur de notre organisation, et un accès rapide à la bonne version des documents peut jouer un rôle décisif dans la réussite ou l’échec d’un projet. La gestion de document M-Files permet aux personnes autorisées d’accéder instantanément aux bons fichiers.

CLIENTS

Votre activité s’appuie sur un logiciel de CRM qui vous permet de rester en contact avec vos clients, prospects et autres interlocuteurs. M-Files peut réaliser une intégration avec votre système CRM existant, en créant une connexion transparente entre votre plateforme centrale d’automatisation des ventes et les contenus essentiels, utilisés par votre équipe de vente pour faire exploser les chiffres. Avec M-Files, les documents relatifs aux clients (comme les offres, les présentations, les contrats, les bons de commande, les factures, les devis et les e-mails) sont facilement localisables et accessibles, directement depuis le CRM de votre choix.

CONTRATS

La gestion manuelle des contrats mobilise beaucoup de temps et de ressources. M-Files rationalise les processus de gestion des contrats en vous aidant à préserver l’organisation de vos contrats et en veillant à ce que les personnes autorisées puissent toujours accéder rapidement à la version correcte des contrats, en tout lieu et à l’aide de tout type d’appareil.

FACTURES

Assurez-vous que vos factures seront payées en temps voulu, cela vous permettra de conserver de bonnes relations avec vos fournisseurs et vos distributeurs. M-Files vous permet d’automatiser et de suivre la vérification et l’approbation des factures ainsi que les autres processus financiers.

RESSOURCES HUMAINES

La gestion efficace de vos employés, du recrutement et de la formation à l’évaluation des performances, en passant par les salaires et les avantages sociaux, vous permet de conserver les talents et d’optimiser les connaissances opérationnelles. M-Files gère et effectue le suivi de l’ensemble des employés et des ressources humaines ainsi que des informations et tâches afférentes, afin de garantir le bon fonctionnement de votre entreprise.

PROCEDURES

Les procédures d’utilisation normalisées (SOP) fournissent à vos employés une référence en matière de pratiques commerciales, d’activités et de tâches. Avec M-Files, assurez-vous que votre personnel a accès aux versions SOP les plus récentes et vérifiez que les personnes appropriées les ont consultées.

COLLABORATION

La collaboration entre collègues, fournisseurs, partenaires et autres groupes d’intérêt d’une manière organisée et unifiée peut être un véritable défi. Toutefois, avec l’aide de M-Files, vous pouvez facilement gérer tous les documents et l’intégralité du cycle de vie des processus d’entreprise avec les parties internes et externes. Restez concentré sur l’activité pendant que M-Files automatise vos processus.

COMPABILITE

Les opérations liées au quotidien de votre activité reposent largement sur une gestion et un traitement efficaces des documents comptables, tels que les factures, les reçus, les bons de commande, les états financiers et les documents fiscaux. M-Files vous permet de garder le contrôle sur votre documentation comptable tout en vous aidant à améliorer vos performances et votre compétitivité, ainsi qu’à optimiser l’efficacité opérationnelle et à prévenir les risques.

QMS

Votre entreprise fabrique des produits aux exigences rigoureuses en termes de qualité et de conformité, et la gestion adéquate du système qualité d’une entreprise, y compris des procédures d’utilisation normalisées (SOP), des dossiers de formation et du suivi des actions correctives et préventives (CAPA) en attente peut être une tâche périlleuse nécessitant beaucoup de ressources. M-Files vous permet aisément d’améliorer votre système de gestion de la qualité, de remplir les exigences de conformité et d’effectuer des audits avec des capacités de gestion des documents et des processus, conçues pour des entreprises répondant à des besoins stricts en termes de qualité et de conformité.

CONTENU (ECM)

Votre entreprise s’appuie sur un accès rapide à un contenu actualisé pour permettre une prise de décisions plus rapide et judicieuse et garder une longueur d’avance sur la concurrence. Des documents aux images, vidéos, fichiers audio en passant par tout le reste, M-Files supprime le désordre de vos contenus en vous fournissant une solution conviviale qui permet à vos employés de localiser rapidement le contenu précis qu’ils recherchent.

FORMATION

La gestion manuelle des exigences de formation du personnel, des certifications de formation des sources internes et externes et d’autres tâches de formation est un processus chronophage. M-Files automatise les activités et les workflow relatifs à la formation et vous permet de gérer aisément les listes et les supports de cours, et d’effectuer l’enregistrement, le suivi et le compte-rendu de la formation.